会議や打ち合わせを主催するときに気を付ける３つのこと。

こんばんは。ちゃばしらです。

皆さん、会議や打ち合わせって充実していますか？
だらだらやって結果が出ない・・・そんな会議、社会人なら経験したことは一度や二度はあるはず。

せめて、自分が開く（または仕切る）会議や打ち合わせは短時間で効率的に目的を達成したいですよね。

会議や打ち合わせを主催するときに気を付ける３点です。

１　目的をはっきりさせる。
２　進行役は自分が引き受ける。（上司が進行役の場合は、台本を作って渡す）
３　自分が会議を終わらせる。

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１　目的をはっきりさせる
会議や打ち合わせにも色々種類があります。
・意思決定のためのもの
・アイデアを出すためのもの
・モチベーションアップのためのもの
・進捗管理のためのもの
・関係者が共通認識をもつためのもの　などなど。

思いつく限りでもこれくらいはあります。

さて、あなたが開催しようとしている会議・打ち合わせの目的は何でしょう？
開催する人がわかっていないと、参加する人は「なんで自分はここに呼ばれたのだろう？」と困惑しているはずです。

まずは、目的をはっきりさせましょう。

２　進行役は自分が引き受ける（上司が進行役をする場合は台本を渡す）

目的を達成するためには、進行役は自分が引き受けましょう。
誰かが、目的まで連れて行ってくれるということは、めったにありません。

もし、これまで進行役を引き受けずにうまく行っていたなら、あなた以外の誰かが意思をもってリードしてくれていたはずです。

上司が進行役の場合は、進行の台本を作って渡しておけば、想定外の方向には進みません。

（渡しておいても、忘れてくる、持ってきても使わないという上司もいますけどね。）
上司が忘れた場合のために、私は台本のコピーを必ず持っていきます。

３　自分が会議を終わらせましょう。
ともすれば、会議中に議題とは関係ない、最近のホットな話題について一同盛り上がるってこともあるでしょう。
大抵、一巡議論して、集中力が途切れた頃に多いような気がします。

打ち合わせ中に目の前の道路を消防車が通って、「何々？」とざわめいたり、色んなことが起こります。

ほぼ結論が出ていれば、まとめを言ったあと、「お忙しい中お集まりいただきありがとうございました。」と
会議を終わらせましょう。

時間切れの場合は、その場で次回の日程を決め、
「有意義な意見交換の時間となりました。これを踏まえて、次回は結論を出しますのでよろしくお願いします。」
と言って、会議室の扉を開けてしまいましょう。

品性を疑う言葉を連発する上司や寒いギャグを言って他の参加者が発言しにくい雰囲気をかもし出す出席者が
一人や二人はいるものです。

この３つに気を付けて、効率的な会議・打ち合わせを実現してください。

ではね！